MBA职场：利用零碎时间来提升自己的50条建议

 

一、学会记录，学会检查

 

1.随身携带一本小册子，每想到要做的事都马上写下。无须写得详细，能唤起自己记忆便可。

 

2.每天下班前，把所有明天需做的事依缓急程度排列写下，并且定下每项的时间需要，作为明天的工作计划。

 

3.每周的最后一天，检查一下下周需做的事。

 

4.旅行或度假的十天前，把要做的事写出一份清单，逐件处理。

 

5.督促自己按照每天的工作计划做事，尽量不要脱离计划。

 

6.不要随便接受一个不可能完成计划的期限。

 

7.在每一批要做的事里，仍应有先后次序之分，按重要和急迫程度定下次序，逐一完成。

 

8.找出第一步往往是解决事情的开始。

 

9.每隔两周，检查一次哪些事情进展太缓慢，甚至停顿下来。

 

10.对所做的事都预先定下完成时限。

 

二、正确表述要做的事情

 

11.一件事到了预定时限仍未完成，检讨一下是否曾有未能预知情况出现，或者是否自己刚才放缓了思考，或者是因为做法错了。

 

12.与人见面或者开会，先表明大家对时限的看法才开始。如此，过程的节奏会更紧密。

 

13.避免做出“多少时间都可以”之类的大方表现。

 

14.一些琐事，不应用太多时间做出决定，可以先定下允许花费的时间(利用一分钟做讨论)，若到了时间还未有结果，可以跟随他人意思或者接受第一个出现的合理选择。

 

15.按已决定的时限完成事情能培养出凡事能预知何时完成的能力。如此，别人对你会有很大的信心，并乐意与你交往。

 

16.预先控制每件事所花的时间，便能在一段时间内完成比别人多的事情。

 

17.如果所计划的时间不够完成一件事，思考一下其中最重要的部分是什么，先处理那个部分。如此，即使没有按时完成，事情的结果仍能保存最大的价值。

 

三、凡事只做一次

 

18.凡事只做一次，尤其是收到的文件、书信及资料，训练自己只看一遍。

 

19.凡是在要与不要之间难以取舍的东西，都是可以不要的。

 

20.培养“凡事只做一次”的决心。这能逼使自己做事的时候更用心、更周全，因为知道只有一次机会，如此便锻炼出高效率的处事能力。

 

21.很多事并不是一次做得不好，多做几次便会带来好的效果。就像做好了而要改的衣服，只会越改越差。

 

22.赢得凡事只做一次的声誉，与你交往的人会更认真，更尊敬你，也会因为知道拖延时间无用，而更早与你达成最好的协议。

 

23.时间是无从补充的资源，因此，用在每一件事上的时间都应视为一种投资，因而应该要求有合理的回报率。比较两件事之间的取舍，也可凭此决定。

 

24.有了凡事只做一次的习惯，会大大减少积存待办的事或文件，使自己的自信和能力更强。

 

25.同一时间只做一件事，在做的时候把整个人的精神、能力、意念全部放在一件事上。

 

四、使用技巧做得更快

 

26.利用更加先进的手段去节省时间，提高效率。

 

27.可以用电话的，不要见面。

 

28.不要凡事都用计算机，若用手做比计算机更快，用手吧!

 

29.把命运放在自己的手里，不要让别人支配你的时间而觉得无可奈何。

 

30.浪费20分钟比浪费200分钟好。处于对自己对别人都没有贡献的场合中，想方设法早点告退。

 

五、减少无用时间支出

 

31.如果不想在可以没有自己的会议中浪费时间，就叫你的秘书五分钟后打电话找你，说有急事要你速回。

 

32.把校友会或朋友聚会的次数减半。

 

33.把没有收获又没有贡献的吃喝聚会取消或者减至每月一次。

 

34.多年关系但又没有急需联络的人，可以用明信片维持联系，言简意深。

 

35.积存文件、书信、记录、杂志甚至杂物，只会引起收拾、整理、寻找、堆叠的工作，虚耗时间。问题的起因是购买或存起时没有好好地想清楚是否需要。

 

36.最重要的文件存放在保险箱，次重要的东西都应有它们特定的柜和箱，以便需要时容易找寻。

 

37.不要回避必要的工作。主动去找寻它面对它，是最省力的方法。

 

38.常常问自己：“这是否是我此刻可以做的最重要的事?”

 

39.拖延会产生压力和焦虑，不要等到了“最恰当的一刻”才去做某件事。

 

40.每天预留1~2小时空白时间去处理突然出现的事情。若无突然出现的事情，把预留时间用在学习或者进修上。

 

六、学会分析学会分解

 

41.分析每天花多少时间接电话和阅读。前者是否太多?后者是否太少?

 

42.学会对不够重要的事和人说“不”以把握自己运用时间的主动权。

 

43.多委派工作给手下。

 

44.每一件东西都应该有安放的地方，自己的空间(例如桌面)是使用它们的地方而不是安置它们的地方。

 

45.把每一件重大的事分割为几件小事。小事较易控制和完成，因而整件事也会更快完成。

 

46.做一个有44格的文件袋，其中31格代表未来一个月的每一天，12格代表未来12个月，1格代表明年。所有需要在将来处理的事，都可以用纸写下来，存放在这个文件袋里。

 

47.不要只用一种方式去做阅读工作，应该至少有速读、细读、精读和欣赏四种。

 

48.用快速扫描的阅读方式先去了解文件、文章的性质，再决定应否详细阅读。

 

49.对于新闻无须花太多时间去了解或吸收，因为数小时后它便不新了。

 

50.长篇的文章，需太长时间才能看完。应先看看是否明白它的立场，若是同意而你又已经清楚的，无须去看;若不同意，看看文章提出的第一个论证，若你觉得合理或者有新颖的看法，才应该看下去。